Wir, Hire a Doctor Group, Saarbrücker Str. 24, 10405 Berlin und ihre Unternehmen Hire a Doctor Deutschland e.K., AnästhesieAgentur – Personaldienstleistungen GmbH und abamedis GmbH als jeweils autonom verantwortliche Unternehmen, sind die für den Datenschutz verantwortlichen Stellen. Der Schutz Ihrer Privatsphäre bei der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten sowie die Sicherheit der von Ihnen gemachten Angaben ist uns ein wesentliches Anliegen.

1. Zweck des Hinweisgebersystems
Das Hire a Doctor Group Hinweisgebersystem hat den Zweck, Hinweise auf Verstöße gegen Recht und Gesetz sowie Verstöße gegen die Hire a Doctor Group Compliance-Regel auf vertrauliche und sichere Weise entgegen-zunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten.

2. Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten und Informationen bei Meldung eines Compliance-Falles
Die Meldung eines Compliance-Falls an den Compliance-Beauftragten erfolgt freiwillig. Bitte beachten Sie jedoch, dass wir Meldungen nur dann annehmen und bearbeiten können, wenn Sie bestätigen, dass Sie diesen datenschutz-rechtlichen Hinweis gelesen, zur Kenntnis genommen und in die Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß der vorliegenden Datenschutzerklärung eingewilligt haben.

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Meldung ohne Nennung Ihres Namens abzugeben. Wir empfehlen Ihnen jedoch, Ihre Identität, auch für mögliche Rückfragen zur Sachverhaltsaufklärung, offen zu legen. Die von Ihnen übermittelten Informationen werden in jedem Fall vertraulich behandelt und nur zum Zwecke der Bearbeitung des von Ihnen gemeldeten Compliance-Falles von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter Personen bei der Hire a Doctor Group verwendet.

Wenn Sie einen Vorfall an den Compliance-Beauftragten melden, erhebt dieser folgende personenbezogene Daten und Informationen:

a. Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten, sofern Sie nicht anonym bleiben wollen;

b. ob Sie bei einem der Unternehmen der Hire a Doctor Group angestellt sind;

c. den Namen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Gegenstand Ihrer Meldung sind (z. B. Funktionsbeschreibungen, Kontaktdaten);

d. eine Beschreibung der nicht regelkonformen Verhaltensweisen sowie die Beschreibung des dem Vorfall zu Grunde liegenden Sachverhalts, einschließlich von Angaben über Zeit und Ort des Vorfalls, Angaben über das betroffene Hire a Doctor Group Unternehmen, Angaben über die Kenntnisse des Managements von dem gemeldeten Vorgang;

e. sonstige personenbezogene Daten, die sich ggf. aus weiteren Fragen ergeben

Die von Ihnen im Rahmen der Meldung eines Compliance-Falls gemachten Angaben werden von unserem Compliance-Beauftragten sowie ggf. weiteren zuständigen Mitarbeitenden geprüft. Gegebenenfalls erfolgt eine weitere Sachverhaltsaufklärung zu der Sie – sofern Sie nicht anonym bleiben wollen – von dem zuständigen Mitarbeitenden kontaktiert werden dürfen.

3. Speicherung der personenbezogenen Daten und Informationen nach der Meldung
Alle personenbezogenen Daten, insbesondere Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, ggf. bei welchem Unternehmen der Hire a Doctor Group Sie angestellt sind (siehe unter Ziffer 2 a. und b.) und Informationen, die Sie in Ihrer Meldung angeben, werden bei der Hire a Doctor Group gespeichert.

4. Zugriff auf personenbezogene Daten und Informationen
Die mitgeteilten personenbezogenen Daten und Informationen können für Zwecke der Bearbeitung Ihrer Meldung grundsätzlich nur durch den zuständigen Compliance-Beauftragten und den direkt zugeordneten Mitarbeitenden sowie durch die vom Compliance-Beauftragten mit der Klärung des Vorgangs beauftragten Fachabteilungen oder durch technisches Personal eingesehen, verarbeitet und genutzt werden. Zu diesem Zweck dürfen die mitgeteilten personenbezogenen Daten und Informationen auch innerhalb der Hire a Doctor Group übermittelt werden. Jede Person, die Zugang zu Ihren Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Personenbezogene Daten und Informationen können auch an die Polizei und/oder an andere Ermittlungsbehörden oder sonstige Behörden übermittelt werden.

Beachten Sie, dass alle Personen, deren Identität Sie an den Compliance-Beauftragten übermitteln, zu gegebener Zeit darüber benachrichtigt werden können, dass ein Bericht über sie eingegangen ist. Dabei wird Ihre Identität nicht offengelegt. Jedoch sind sämtliche Personen, über die Sie Angaben machen, berechtigt, Ihre Darstellung des Sachverhalts gegebenenfalls richtig zu stellen.

5. Dauer der Aufbewahrung von personenbezogenen Daten und Informationen
Die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten und Informationen werden so lange aufbewahrt, wie deren Kenntnis für die Bearbeitung der Meldung einschließlich der Durchführung von entsprechenden Ermittlungen durch die zuständigen Fachabteilungen und gegebenenfalls für die Einleitung von Sanktionen erforderlich ist oder die Daten von Gesetzes wegen aufbewahrt werden müssen. Danach erfolgt eine Löschung Ihrer Daten.

6. Bestätigung
Ich habe die Datenschutzerklärung gelesen und verstanden und willige in die dort beschriebene Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten und Informationen ein.